Prioriteiten stellen: hoe doe je dat?

Druk, druk, druk. Als student, docent of ondernemer heb je van alles aan je hoofd. De hele dag door heb je taken die je moet uitvoeren voor jezelf, voor collega’s of voor je (mede)studenten. Wellicht houd je een takenlijstje bij of gebruik je je agenda om taken in bij te houden. Als je een volle takenlijst hebt, is de vraag hoe je bepaalt wat je als eerste gaat doen. Wellicht ken je het begrip “time management” wel. In dit artikel geef ik je wat praktische tips.

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk; belangrijke zaken zijn zelden urgent.”

Een quote van Generaal Eisenhower. Belangrijke zaken zijn dingen die je moet doen, maar die niet op korte termijn hoeven te gebeuren. Urgente zaken daarentegen zijn dingen die nu moeten gebeuren. We kunnen taken dus in vier groepen verdelen:

  1. Belangrijk en urgent: doen!

Dit zijn zaken die je direct zelf moet uitvoeren. Vanuit het oogpunt van ondernemers zijn dit direct omzet verhogende activiteiten. Denk hierbij aan het terugbellen van een klant of het maken van een offerte.

  1. Belangrijk, maar niet urgent: inplannen!

Deze dingen moet je echt inplannen. Het woord wordt zoveel gebruikt, dat ik hier even negeer dat “inplannen” een contaminatie is van “plannen” en “inroosteren”. Je weet van deze taken heel goed dat ze moeten gebeuren, maar als je ze niet inplant, kom je er niet aan toe. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven van blogs. Zelf kom ik hier vaak niet aan toe, maar de truc is gewoon om deze in te roosteren in mijn agenda. Het is dan ook handig om taken te clusteren, dus om bijvoorbeeld 4 blogs te schrijven in één middag. De tijd die je inplant kun je “bloktijd” noemen. Bloktijd is tijd waarin je binnen een afgebakende tijd werk aan het voltooien van een specifieke taak. Belangrijk hierbij is om alle afleiding uit te schakelen en voor de meeste mensen is het handig om echt een timer in te stellen. Een goede app hiervoor is “Be Focused”.

  1. Niet belangrijk, maar wel urgent: uitbesteden!

Deze taken kun je uitbesteden aan collega’s. Hier komt een stukje delegeren bij kijken. Hier zijn hele boeken over geschreven, maar dit zijn de 5 stappen van delegeren:

  1. Het zelf doen.
  2. Het zelf doen met iemand anders naast je.
  3. Iemand anders het laten doen met jou er naast.
  4. Iemand anders het laten doen en diegene aan jou laten rapporteren.
  5. Iemand anders leert het een derde persoon aan.

Wellicht denk je (net als ik altijd heb gedacht bij Bart van Kraaij Groep) dat je het veel sneller af hebt als je het gewoon zelf doet. Dat zal de eerste keren best zo zijn, maar op lange termijn heb je er profijt van als iemand anders allerlei taken kan overnemen. Als stelregel zou ik aanhouden dat je het moet uitbesteden als iemand 70% van de “kwaliteit” kan leveren als jij levert. Bedenk jezelf wel dat er handboeken geschreven zullen moeten worden als je veel werkzaamheden wil uitbesteden.

  1. Niet belangrijk en niet urgent: skippen!

Deze taken moet je gewoon skippen. Het zijn van die dingen waarvan je denkt “als ik tijd hebt, wil ik het wel een keer doen, maar heeft geen haast”. Gewoon niet doen dus!

Samenvattend: doe alleen dingen die belangrijk zijn. Dingen die je niet belangrijk vindt, kun je aan anderen overlaten of zelfs helemaal skippen. Als je duidelijke keuzes maakt, zul je meer bereiken. Als je meer bereikt, moet je duidelijkere keuzes maken. Daar is discipline voor nodig. Discipline is doen wat je moet doen, op het moment dat je het moet doen, of je er nou zin in hebt of niet. Hopelijk kunnen de vier varianten van Eisenhower je hierbij helpen.

 

Bart van Kraaij

Taken uit handen geven? Bekijk onze site Excellent Student